Organizacja i obsługa Światowej Konferencji Antydopingowej wraz z imprezami towarzyszącymi

Organizacja i obsługa Światowej Konferencji Antydopingowej wraz z imprezami towarzyszącymi

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa Światowej Konferencji Antydopingowej wraz z imprezami towarzyszącymi.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i jego realizacji opisany został w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) stanowiącym załącznik nr 2 do Ogłoszenia o zamówieniu oraz w Istotnych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu.

Główne miejsce świadczenia usługi – Katowice

Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksową organizację i obsługę Konferencji, przez co rozumie się w szczególności:

1) zapewnienie usług gastronomiczno-restauracyjnych w obiektach konferencyjnych, także podczas wydarzeń towarzyszących;

2) obsługę i koordynację spotkań, odbywających się w ramach Konferencji;

3) organizację i koordynację zbiorowego transportu pomiędzy lotniskami a wskazanymi hotelami;

4) organizację i koordynację transportu zbiorowego pomiędzy hotelami a obiektami konferencyjnymi oraz wskazanymi na potrzeby imprez towarzyszących;

5) organizację i koordynację transportu samochodami osobowymi o podwyższonym standardzie dla wskazanych uczestników Konferencji (goście VIP);

6) organizację, koordynację i obsługę (wraz z personelem) stoisk powitalnych na lotniskach i dworcach kolejowych;

7) organizację zabezpieczenia Konferencji, w tym zabezpieczenia medycznego oraz ochrony;

8) zapewnienie noclegów dla 2000 (-25 %) osób, co oznacza 2000 (-25 %) miejsc noclegowych (w hotelach 3,4 i 5 gwiazdowych) dla wszystkich uczestników Konferencji;

9) przygotowanie i zarządzanie stroną internetową Konferencji, wraz z dodatkowymi modułami;

10) opracowanie, przygotowanie oraz rozmieszczenie systemu identyfikacji wizualnej Konferencji;

11) wynajem i przygotowanie sali konferencyjnej na potrzeby sekretariatu Konferencji;

12) przygotowanie oferty imprez turystycznych dla uczestników Konferencji;

13) organizację i obsługę punktu informacyjnego Konferencji;

14) zapewnienie obsługi Konferencji przez fotografów i kamerzystów, w tym do obsługi live streamingu;

15) zapewnienie telefonów komórkowych na potrzeby pracowników WADA odpowiedzialnych za organizację Konferencji.

W zakresie obowiązków Wykonawcy mieścić się będą działania związane z nadzorem przygotowań do organizacji:

1) Światowej Konferencji Antydopingowej w dniach 5, 6, 7.11.2019 r.;

2) posiedzenia Komitetu Wykonawczego Światowej Agencji Antydopingowej w dniu 4.11.2019 r.;

3) posiedzenia Zarządu Światowej Agencji Antydopingowej w dniu 7.11.2019 r.

4) posiedzeń, seminariów oraz spotkań roboczych organizowanych ad hoc oraz tych zaplanowanych, które zostaną wpisane do programu Konferencji;

5) imprez towarzyszących.

W zakresie obowiązków Wykonawcy mieścić się będą działania o charakterze koordynacyjnym w stosunku do:

1) działań związanych z organizacją przez Zamawiającego imprez kulturalnych oraz towarzyszących;

2) tłumaczeń ustnych w trakcie Światowej Konferencji Antydopingowej oraz posiedzeń Komitetu Wykonawczego i Zarządu WADA;

3) pracy pracowników Międzynarodowego Centrum Kongresowego w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia i wsparcia Konferencji.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i jego realizacji opisany został w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) stanowiącym załącznik nr 2 do Ogłoszenia o zamówieniu oraz w Istotnych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu.

Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością w wysokości nie mniejszej niż wartość złożonej oferty.

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością w wysokości nie mniejszej niż wartość złożonej oferty.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca:

— wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał/wykonuje minimum 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. Wykonawca był odpowiedzialny za kompleksową organizację Konferencji lub Kongresów o podobnym zakresie zadań (w ramach których zapewnił usługi gastronomiczne, transportowe, noclegowe dla uczestników) oraz o liczbie uczestników nie mniejszej niż 1500 osób z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączył dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie,

— wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał/wykonuje minimum 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. tworzenie stron internetowych wraz z modułami wskazanymi w SOPZ z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączył dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie,

— wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał/wykonuje minimum 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. tworzenie identyfikacji wizualnej z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączył dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca:

— wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał/wykonuje minimum 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. Wykonawca był odpowiedzialny za kompleksową organizację Konferencji lub Kongresów o podobnym zakresie zadań (w ramach których zapewnił usługi gastronomiczne, transportowe, noclegowe dla uczestników) oraz o liczbie uczestników nie mniejszej niż 1500 osób z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie,

— wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał/wykonuje minimum 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. tworzenie stron internetowych wraz z modułami wskazanymi w SOPZ z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie,

— wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał/wykonuje minimum 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. tworzenie identyfikacji wizualnej z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie.

Szczegółowe informacje dotyczące warunków realizacji umowy zawarte są w Istotnych postanowienia umownych, które stanowią załącznik do Ogłoszenia o zamówieniu.

Ministerstwo Sportu i Turystyki, ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa, Sala Lustrzana.

Członkowie Komisji Przetargowej oraz osoby chętne do wzięcia udziału w publicznym otwarciu ofert.

1) Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu.

2) Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury "odwróconej” zgodnie z art. 24aa ustawy Pzp.

3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy Pzp.

4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy Pzp.

5) Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

6) Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

7) Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

8) Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 ustawy Pzp.

9) Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia wybranemu Wykonawcy, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług związanych z organizacją Światowej Konferencji Antydopingowej. Wartość dodatkowych usług nie przekroczy 20 % szacunkowej wartości zamówienia podstawowego.

10) Zamawiający na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia będzie żądał dokumentów, o których mowa w § 5 oraz w § 7 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.7.2016 r. w sprawie dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. z dnia 27.7.2016 r.)

Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców na podstawie przesłanek wynikających z art. 24 ust. 1 oraz z art. 24 ust. 5 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp.

Szczegółowe warunki dotyczące zamówienia opisane są w Ogłoszeniu o zamówieniu.

Zgodnie z art. 182 ustawy z dnia 29.1.2004 r. Pzp (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm).